De huidige ontwikkelingen in de markt van productie van documenten en die van documentmanagement en beheer vloeien steeds meer samen. U print steeds meer en er is een forse toename in het gebruik van kleur in documenten. Hoe houdt u de enerzijds de kosten binnen uw organisatie in de hand, en hoe kunt u anderzijds optimaal gebruik maken van de mogelijkheden op het gebied van documenten en document beheer?
Wanneer we in dit verband spreken over documenten bedoelen we zowel “hardcopy” documenten als digitale documenten.
Het klantgericht denken en handelen binnen uw organisatie vereist het snel terug kunnen vinden en af kunnen handelen van documenten door uw medewerkers of deze op een door uw klant gewenste wijze ter beschikking te stellen (per mail, on-line publicatie
op bijvoorbeeld uw website). Ook willen uw medewerkers in dit kader graag kunnen beschikken over deze documenten vanaf andere locaties, zoals huisadres, klantlocatie etc.
Een gemiddelde kantoormedewerker is op dit moment veelal 12 uur per week “kwijt” aan het zoeken, behandelen en vervolgens weer opbergen van documenten (inkomende post, facturen, e-mail, faxen etc.).
Wanneer we dit proces optimaliseren (digitaliseren) zullen er minder afdrukken worden vervaardigd, kunnen documenten snel worden teruggevonden, kan kennis binnen uw organisatie worden gedeeld, maar zult u vooral besparen op de meest kostbare factor in dit proces: arbeidstijd.
Een bijkomend maar niet onbelangrijk effect is dat u uw klanten snel(ler) van dienst kunt zijn.

Heel praktisch gericht moet u hierbij denken aan mogelijkheden om uw binnenkomende post en facturen in te scannen en deze automatisch door te zetten naar de juiste medewerker, deze digitaal aan te bieden in een autorisatieproces, te koppelen aan interne inkoopdocumenten, en desgewenst automatisch te laten inboeken in uw financiële administratie. Al deze documenten kunt u volgens uw eigen voorkeuren (bijv. klant- of projectnummer etc.) opslaan in een digitaal archief.

Wanneer we uw documentproces combineren met een eventuele analyse van uw huidige afdrukapparatuur (vaak een combinatie van verschillende types en merken printers, kopieermachines, faxen, scanners en de respectievelijke verbruiksmaterialen en onderhoudsvormen), kunnen we voor u zowel een optimaal documentproces als afdruksituatie schetsen: de juiste machine, op het juiste moment, op de juiste plaats, tegen de meest optimale kosten.
Door de gecombineerde analyse van vooral het voorafgaande documentproces, alsmede van uw afdrukapparatuur, is er door efficiency ook een productiviteitsverhoging binnen uw organisatie te realiseren.
Zowel de benodigde soft- als hardware kunnen wij u beide gecombineerd aanbieden, en indien gewenst zonder investering: een all-in concept met een prijs per pagina, ongeacht of dit prints, zwart-wit of kleur, faxen of kopieën betreft.

Los van bovengenoemde totaaloplossingen kunnen we uiteraard ook samen met u bekijken waar binnen uw organisatie op onderdelen de grootste besparing (Quick win) is te realiseren. We zullen hierbij altijd vooruit blijven kijken en rekening houden met toekomstige ontwikkelingen, of met onderdelen die u op een later moment zou willen toevoegen.
We geven u graag uitgebreide informatie met uw organisatie als uitgangspunt.